Wer kennt die Situation nicht: das Telefon klingelt ohne Unterbrechung, Kollegen bitten um winzige Gefallen und eine Deadline rückt unaufhörlich näher, ohne dass man das Gefühl hat, wirklich etwas geschafft zu haben…
Das Beherrschen von Zeitmanagement-Methoden ist in der heutigen Arbeitswelt unablässig. Durch relativ einfache Änderungen im eigenen Verhalten und der Organisation der eigenen Arbeit kann wichtige Zeit gewonnen werden, die gewinnbringend gestaltet werden kann.
Zu Beginn des Zeitmanagements muss man Ziele definieren. Eine Einteilung kann in kurzfristige, mittelfristige, langfristige und realisierbare Ziele erfolgen.
Als Nächstes beschafft man sich einen Überblick über die Gesamtsituation des momentanen Zeitaufwandes. Dies kann beispielsweise in Form von einer Analyse der Tätigkeiten und ihrer Dauer geschehen. Durch die genaue Kenntnis der anfallenden Aufgaben und deren Dauer kann besser für die Zukunft geplant werden.
Jeder Arbeitende ist jeden Tag mit Aufgaben unterschiedlicher Priorität konfrontiert. Es empfiehlt sich also eine Priorisierung der einzelnen Aufgaben. Dabei gibt es drei Prioritäten: A für sehr wichtige Aufgaben, B für Aufgaben mit mittlerer Priorität und die Kategorie C für Aufgaben mit geringer Priorität. Diese Methode wird ABC-Analyse genannt und wird auch in anderen betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen angewandt.
Eine weitere Methode ist das Pareto-Prinzip. Das Prinzip geht davon aus, dass 80% der Arbeit in 20% der Zeit erledigt werden, für die restlichen 20% der Arbeit allerdings müssen 80% der zur Verfügung stehenden Zeit verwendet werden. Entsprechend dieser Erkenntnis müssen die einzelnen Aufgaben priorisiert werden.
Das Eisenhower-Prinzip hingegen verfolgt das Ziel, die Gesamtheit der Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen: Dringlichkeit (dringlich, nicht dringlich) und Wichtigkeit (wichtig, nicht wichtig). Diese vier Kriterien werden in ein Quadrat eingetragen. Wichtige und dringende Aufgaben werden sofort selbst erledigt, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden exakt terminiert und persönlich erledigt, dringende, aber nicht wichtige Aufgaben werden an kompetente Mitarbeiter delegiert und nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben werden im Papierkorb entsorgt.
Eine weitere Methode ist die Salamitechnik. Bei ihr werden große, unübersichtliche Aufgaben in kleine, überschaubare Schritte geteilt.
Mit der Methode Getting Things Done werden alle Aufgaben in einer Liste notiert und dann eine nach der anderen abgearbeitet. Auch mit Delegieren, Planen und der ALPEN-Methode bringt man eine zeitliche Struktur in Aufgaben.